Verbeter de communicatie in je team!
Je kent dat wel, je zit in een meeting en belandt in een echte welles-nietes discussie. Elke keer word je afgekapt als je jouw punt wilt maken. Je begint je te ergeren, maar zegt er niets van. De ander doet een aantal voorstellen, maar daar zeg je nee tegen. Eerst wil je dat er naar jou geluisterd wordt, voordat je ergens mee in kan stemmen. Jullie collega’s zien het gebeuren. Ze stellen voor om een pauze te houden en het punt te parkeren. De pauze helpt een beetje. Helaas gebeurt er de volgende vergadering weer hetzelfde en er is nog altijd geen besluit genomen over het voorstel.
Oorzaken van slechte communicatie in je team
Het bovenstaande voorbeeld van communicatie in teams komt helaas vaker voor, maar waar gaat het mis? Dit soort situaties zijn er in het groot en in het klein. Situaties waarbij je niet meer goed met elkaar over de inhoud kan praten. Er gebeurt namelijk iets in de relatie tussen twee teamleden. De gevoelens en gedachten zitten als het ware het gesprek over de inhoud in de weg. Door dat niet bespreekbaar te maken, worden gesprekken zwaar en zeer energievretend.
Hoe kunnen we de communicatie in ons team effectiever maken?
Om de communicatie in je team beter te begrijpen en bespreekbaar te maken, onderscheiden we 3 niveaus van communicatie binnen teams
Inhoud: Alles wat je zegt over het daadwerkelijke gespreksonderwerp, behoort tot de Inhoud. Als alles soepel loopt in de interactie, gaat het voornamelijk over de inhoud.
Relatie: Op niveau van de relatie gaat het over de gevoelens en gedachten die mensen bij elkaar oproepen. Zodra hier een verstoring in optreedt, leidt dit af van de inhoud. We zijn geneigd om het dan via de inhoud op te lossen bijv. door dan een inhoudelijke vraag te stellen (Denk je echt dat…?), een suggestieve samenvatting te geven of zelfs iemand te vermijden op het werk.
Procedure: Hierbij gaat het om de verwachtingen die je hebt van elkaar en de afspraken die je maakt over hoe je met elkaar praat. Mag je vragen stellen tijdens de presentatie of pas erna? Hoe lang hebben jullie voor een onderwerp? Op welke manier nemen jullie een besluit? Al deze afspraken zorgen voor meer duidelijkheid. Hoe meer je vertelt wat je van de ander verwacht en daar afspraken over maakt, hoe makkelijker het is om feedback te geven. Je hebt het immers al met elkaar afgesproken en hoeft er dus alleen maar naar te verwijzen.
LAAT VISSEN GEEN HAAIEN WORDEN
De verstoringen onder water zijn ook wel te vergelijken met vissen. Vissen zijn makkelijk te vangen, maar zolang ze langer onder water blijven in de communicatie, worden het haaien. En iedereen weet dat die veel moeilijker hanteerbaar zijn. Zorg er dus voor dat de vissen geen haaien worden.
Als je deze niveaus kan herkennen tijdens gesprekken, ben je al in het voordeel om de vissen te vangen. Door de verstoring op te lossen op het niveau waar het mis ging, zorg je voor meer lucht in de gesprekken. En natuurlijk is dat spannend, want we zijn niet gewend om dat te doen. Het vraagt zelfreflectie en durf om je kwetsbaar op te stellen. De neiging van veel mensen is om alles op de inhoud op te lossen. Je leest in het voorbeeld dat dat lang kan duren. Zodra het gesprek gaat over dat je je niet serieus genomen voelt, doordat je wordt onderbroken (relatie) en je graag meer ruimte wilt om jouw kant van het verhaal te vertellen (procedure), zal er sneller een besluit genomen worden (inhoud). Het gedoe is uitgesproken.
Zo los je het op op het juiste niveau.
Is de inhoud niet duidelijk? Stel dan vragen, vat samen en luister goed.
Is de relatie verstoort? Benoem jouw eigen gevoel of merk op wat je bij de ander ziet gebeuren. Of geef feedback op gedrag.
Is de procedure onduidelijk? Spreek je verwachtingen en behoefte uit en maak nieuwe afspraken.
Meer TEAMtips?
Lees ook onze andere blogs met tips voor betere samenwerking en eenvoudige teamoefeningen die aansluiten bij onze visie. Heb je hulp nodig om de communicatie in je team te verbeteren? Neem dan gerust contact met ons op om te sparren over jouw team!