#Dinsdag tip 2: Etherdiscipline, daar draait het om!

Deze week delen we iedere dag een Top Tip om als team ook virtueel effectief samen te blijven werken tijdens de Corona crisis. Deze surrealistische tijden, vragen namelijk veel van ons allemaal. Door ons werkgedrag aan te passen, kunnen we er hopelijk voor zorgen dat we het virus de baas worden. Thuis werken of op kantoor met maar de helft van je team. Hoe houd je dan verbinding, zodat je de doelen kan blijven halen?

TIP 2: ETHERDISCIPLINE, DAAR DRAAIT HET OM!

Communicatie is op kantoor soms al lastig. Al helemaal als je elkaar niet meer regelmatig live ziet en nu in videoconferencing alleen af en toe diegene die spreekt. Dus hoe haal je het meeste uit de calls. We hebben een aantal nuttige tips voor je verzameld.

Smooth start

De ene call is via Skype, de ander via Facetime of je belt in met een speciaal nummer. Vaak bellen mensen pas in als de call begint en lopen ze nog tegen problemen aan als ‘waar is die inlogcode ook alweer?’. Neem dus een andere starttijd, bijv. 09.05 uur om inbelruimte te creëren. Het geeft je ook de gelegenheid om even naar het toilet te gaan. En het belangrijkste om 09.05 uur: Begin op tijd, ongeacht of iedereen er is of niet.

One minute Small talk

Je bent ruim op tijd en logt in. Vaak zijn er al andere mensen aanwezig, maar ja, waar heb je het dan over? We hebben Iris Posthouwer, auteur van het boek Smalltalk survival, gevraagd om tips:

Iris: “Op zo’n moment gaat smalltalk vooral om even contact maken. Er is geen tijd voor hele verhalen. Een veilige manier om een gesprek te starten, is iets te benoemen in de omgeving van jou en je smalltalkdoelwit. Ook als je elkaar niet ziet, kan je benoemen wat je gemeenschappelijk hebt: ‘ik moest dat lange nummer intoetsen. Het ging maar nèt goed’. Je kan ook zelf iets kleins delen, bijvoorbeeld wat je tijdens het thuiswerken is opgevallen: ‘ik kom er nu pas achter dat de buren elke dag hun auto wassen’.”

En als je nog maar 1 minuut hebt?

Iris: “Om contact te maken hoef je niet altijd gelijk hele gesprekken te voeren. Gebruik de snelle variant: Microsmalltalk! Contact maken door één zin of woord met elkaar uit te wisselen. Geef de ander bijvoorbeeld een compliment: ‘Ik vind jou altijd zo fijn to-the-point in dit soort calls.’ Of stel een simpele vraag, iets als:’ Wat is jullie gouden tip om de kinderen aan het schoolwerk te houden? Voordeel van deze pre-meeting smalltalk is dat je geen exit hoeft te verzinnen. De start van de vergadering komt namelijk vanzelf, dus dat bespaart je mogelijk ongemak bij het afronden.”

Benoem alles van tevoren 

Dit gebeurt helaas nog veel te weinig tijdens alle meetings, maar het is zo waardevol om van tevoren de verwachtingen helder te hebben. Als het mis gaat, kan je er iets van zeggen, zonder dat het direct een ‘dingetje’ wordt. Dus als facilitator zeg je bijvoorbeeld: ‘Als er een stilte valt, geef dan even aan dat je nadenkt of anderszins’. Als participant: ‘De buren zijn bij mij aan het verbouwen. Laten jullie het weten als je er te veel last van krijgt’. 

Structuur it is!

In gewone meetings is het al erg belangrijk om te weten wat je gaat bespreken en wat je met dat agendapunt wilt bereiken: is het ter discussie of ter besluit?  Maar ook waar je wel bij moet zijn en waar niet. Tijdens een call willen mensen vaak helemaal weten waar ze aan toe zijn. Structuur in een telefonische vergadering is dus nog belangrijker! Bovendien ligt Social loafing, motivatieverlies doordat mensen niet zichtbaar zijn in een grote groep, op de loer. Zet dus agendapunten, waarbij maar een paar mensen betrokken zijn, bij een call aan het einde. Dan kunnen die mensen er ook met een gerust hart uitstappen. Benoem ook dit weer aan het begin.

Laat je stem horen!

Nodig iedereen uit om even ‘Hallo’ en hun naam te zeggen. Of nog beter, gebruik de tips voor een korte Check in vanuit ons blog van maandag: ‘begin de dag samen’. Dit geeft mensen ook echt het gevoel dat ze samen in een ‘virtuele vergaderruimte’ zitten.

Mute, mute, mute!

Stofzuigers, kinderen, de buren die verbouwen, gesnif en gesnotter. Beter om dat niet te horen! Als je dus niet aan het woord bent, zet jezelf dan op ‘mute’. En druk ook even het knopje weer in als je begint te praten ;0).

Vat veel samen

Het is bijna onvermijdelijk dat iemand afgeleid raakt of het even niet meer kan volgen. Zorg ervoor als facilitator dat je veel tussendoor samenvat. Daarmee creëer je duidelijkheid voor jezelf en voor anderen. Afspraken blijven helder en als je tegelijkertijd meeschrijft, kan je direct een actie- of besluitenlijst sturen. Twee vliegen in 1 klap!

‘Daaaaaag’

Sluit af met een korte check out, zodat je weet hoe iedereen de call verlaat en of er nog vragen of onduidelijkheden zijn.  Vraag vervolgens aan iedereen om aan het einde van de Mute af te gaan en zeg met zijn allen tegelijk gedag. Door de gezellige kakafonie die ontstaat, verlaten de mensen de call met een gevoel dat ze samen waren. Virtuele verbondenheid!

Meer tips?

Lees ook onze andere tips om effectief te werken als team tijdens de Corona crisis. Morgen; de thuiswerk checklist.