#DONDERDAG tip 4: Coach je virtuele team

Deze week delen we iedere dag een Top Tip om als team ook virtueel effectief samen te blijven werken tijdens de Corona crisis. Deze surrealistische tijden, vragen namelijk veel van ons allemaal. Door ons werkgedrag aan te passen, kunnen we er hopelijk voor zorgen dat we het virus de baas worden. Thuis werken of op kantoor met maar de helft van je team. Hoe houd je dan verbinding, zodat je de doelen kan blijven halen?

TIP 4: Coach je virtuele team

We benoemden het al eerder. Om virtueel als team samen te werken is onderling vertrouwen, duidelijke communicatie en verbindend leiderschap nodig. En daar kan je als manager je team enorm mee helpen. We helpen je in dit blog op weg.

Verwachtingen

We hebben Dirk Bannenberg, expert op het gebied van leiderschap, gevraagd om een aantal tips te geven. Leidinggeven op afstand. Hoe doe je dat nu eigenlijk?

 Dirk: ”Ik moet direct terugdenken aan de tijd dat ik leiding aan trainers en docenten gaf. Ik zag mijn mensen vrij weinig; ze waren vooral productief als ze bij de klant stonden te trainen. Waar stuurde ik op? En wat werkte daarin wel of niet? Er zijn een aantal belangrijke principes om met elkaar te bespreken.”

“Spreek helder jouw verwachtingen en die van de organisatie uit. En wacht daar niet te lang mee. We worden nu geconfronteerd met de situatie dat iedereen opeens thuis werkt. Daarmee is er nu al meer afstand en hebben mensen minder gevoel bij afspraken en het werk. Maak juist dit bespreekbaar. Niet via de mail, maar echt in gesprek, via skype of whatsapp. Hoeveel afstand voelen de mensen tot de afspraken? Hoe verbonden zijn ze nog met de organisatie. Een videocall geeft je daarnaast ook meer feeling hoe de thuiswerkplek van jouw teamleden eruit ziet.” 

Communicatie

We spraken van de week een paar klanten en die gaven stuk voor stuk aan dat je thuis in een soort cocon terecht komt en je je steeds meer terug trekt. Tijdens teamsessies gaat het vaak over ‘eilandjes’ die zijn ontstaan als professionals hun ‘eigen toko’ draaien. En dat is wat er nu ook gebeurt. Elkaar spreken, begrijpen en afstemmen zijn dan thema’s waar we het over hebben. We vroegen Dirk dus ook hoe je moet afstemmen met je teamleden?

Dirk: “Ga vooral individueel met elk teamlid in gesprek over de manier van communiceren met elkaar. Wat is voor jou een prettige manier van communiceren? En wat is dat voor je teamleden? Dat is natuurlijk gekoppeld aan iemands taakvolwassenheid: er is een directe relatie tussen frequentie van contact en taakvolwassenheid. Je wilt bij een minder ervaren teamlid niet tot het eind van deze Corona periode wachten om te kijken hoe het gaat. En ook meer ervaren teamleden kunnen in deze situatie opeens andere behoeften hebben.” 

Micro Management

Veel managers hebben de neiging als het onzeker wordt, om te gaan micro managen. We horen van klanten dat die neiging om er boven op te gaan zitten, nu nog veel groter is.

 Dirk: “Voorkom dat je, juist als er zoveel afstand is, gaat micro managen. Daar ben ik overigens vaak de mist mee in gegaan. Mijn tip is om de taakvolwassenheid van je teamleden en jouw stijl van leidinggeven te bespreken: hoe zie jij het en hoe ziet hij of zij het? Dat gesprek werkt heel verhelderend voor de afspraken die je daarna gaat maken, zoals hoe ze jou ook kunnen aanspreken op micromanagementgedrag.” 

Motivatie

Meer afstand kan dus leiden tot minder motivatie. Hoe houd je je team dan gemotiveerd? Er zijn een aantal simpele technieken die je kunt toepassen.

• Delegeer, dit zorgt ervoor dat jij meer tijd hebt. Tegelijkertijd zijn je teamleden meer gemotiveerd. En geeft het een gevoel van samen. Vraag het team vaak om input om hen optimaal te betrekken.

• Blijf bouwen aan een teamcultuur. Zorg ervoor dat je met je teamleden in contact blijft en zij met elkaar. 

• Vier mijlpalen zoals werksuccessen, maar ook verjaardagen of als iemand weer beter is. 

• Spreek elkaar regelmatig. We merken dat emoties onder deze omstandigheden sterk wisselen. Spreek elkaar zoveel mogelijk via een videocall in plaats van alleen telefonisch, zodat je iemands gemoedstoestand beter kan lezen. Stel dus persoonlijke vragen over wat hen, juist nu, bezig houdt.

• Pas je leiderschapsstijl aan: Enthousiasme werkt beter dan directief. Zorg dat je stuurt op resultaten en dat je de performance kan meten. Geef regelmatig feedback en waardering voor het werk dat gedaan is. Herken je eigen valkuilen en lees hier hoe je daar mee om kan gaan.

• Vertrouw je team: Moedig mensen aan om hun afspraken na te komen, hun werk goed te doen en daar regelmatig terug koppeling op te geven. En blijf weg van te veel controle, want daardoor zal het gevoel van vertrouwen verminderen.

• Lees op vrijdag ons blog over ‘Virtueel verbinden’ voor nog meer goede tips.

 Kortom, blijf in contact met elkaar, blijf communiceren en blijf met enthousiasme werken!

 Meer tips?

Lees ook onze andere tips om effectief te werken als team tijdens de Corona crisis. Morgen gaan we in op ‘Virtueel verbinden’ met onder andere leuke opdrachten die je met je team kan doen voor meer verbinding.