Tips voor inspirerende check-ins

Stop zeker niet met jullie team check-in als het saai of plichtmatig voelt. We hebben een beter advies voor je: Geef er weer een boost aan! En laten wij nou net veel ervaring hebben in hoe je dat kan doen. 

Soms zou je misschien willen stoppen met jullie saaie check-in? Beter geen check-in dan een slechte, hoor ik je denken. Veel teams starten de check-in om juist meer met elkaar te connecten. Wij helpen je graag om dat doel weer voor elkaar te krijgen! 

Omdat we zelf zien dat het in elke teamdag weer werkt, delen wij heel graag onze beste 7 tips om jullie check-in inspirerend te maken én te houden. Klik hier om de pdf te downloaden.

Stagnatie of groei in scale ups

Stel je bent gestart met een handjevol mensen op de zogeheten zolderkamer. Iedereen werkt keihard mee aan jullie bedrijf om groei te creëren. En dat lukt ook! Meer mensen, grotere teams.

Je kon elkaar eerst makkelijk vinden, maar nu weet je niet altijd meer waar iedereen aan werkt. De vragen worden anders: wat zijn eigenlijk mijn doorgroeimogelijkheden? Wat is mijn rol nu er taken door anderen zijn overgenomen? Er ontstaat gedoe in én tussen teams.

We werken regelmatig voor 𝐬𝐜𝐚𝐥𝐞 𝐮𝐩𝐬, die door sterke groei en fusies, beginnen te worstelen. Investeerders willen resultaten zien en de druk is hoog. Van founders worden andere kwaliteiten gevraagd, die ze niet altijd direct kunnen laten zien.

Dat vraagt om meer structuur, het tijdig goed managen van verwachtingen en continue nieuwe verbinding tussen mensen en teams.

Een goed 𝐭𝐞𝐚𝐦𝐭𝐫𝐚𝐣𝐞𝐜𝐭 𝐯𝐨𝐨𝐫 𝐡𝐞𝐭 𝐌𝐓 is onvermijdelijk waarbij vragen spelen als:
·      Hoe worden we 1 team?
·      Wat is ieders rol en bijdrage en hoe maken we dat zichtbaar?
·      Hoe geven we goed leiding aan de organisatie vanuit dezelfde visie?

Onze HR kennis helpt om mee te kunnen denken in wat er nodig is in de organisatiestructuur, taken en rollen en manier van informeren en afstemmen. Zodat jullie tijdig klaar zijn om die 𝐧𝐞𝐱𝐭 𝐬𝐭𝐞𝐩 te kunnen zetten voor het bedrijf.

Contact!

Het mooiste aan het werk van teamcoach is om mensen die elkaar totaal niet meer begrijpen weer in contact met elkaar te brengen. Een voorbeeld…

Tijdens intakes spreken we iedereen individueel om te horen welke gevoelens en gedachten er leven.

Zo zei iemand laatst: ‘Zij doet altijd alsof ze het beter weet. Steeds weer kritiek op wat ik doe. Ik vermijd haar gewoon als ze op kantoor is. En ja, zij is wel het meest senior, maar mijn vragen stel ik gewoon aan iemand anders.’

In een andere intake hoor ik dan: “Pfff, ik vind het zo moeilijk. Ze luistert totaal niet naar wat ik zeg. Ik doe echt mijn best om niet als een betweter over te komen, want ik wil hem alleen maar helpen.’

De derde vertelt: ‘Zo vervelend dat ze hem probeert te vermijden. Ik krijg nu al die vragen van haar, maar weet het ook niet zo goed. Het wordt er niet gezelliger op.’

Iedereen kijkt net anders. Iedereen heeft er last van. Bespreekbaar maken is steeds moeilijker. Wat te doen?

Wij helpen de teamleden tijdens de intakes om naar hun eigen aandeel te kijken en daar woorden aan te geven.

Dat er begeleiding is, geeft een veilig gevoel en geeft net dat duwtje om het wel te zeggen tijdens de teamsessie.

En door het team goed te leren luisteren naar elkaar en door te vragen op dat wat ze niet begrijpen, komt er altijd een bijzonder mooi teamgesprek op gang.

De roze olifanten lopen de kamer uit en er is weer contact. Begrip voor elkaar is toch elke keer weer een wonderlijk schone smeerolie!

Rotte appels, zwarte schapen…

Het komt voor dat een teamontwikkelingstraject wordt aangevraagd om de zwakke plekken in een team aan het licht te brengen. Is het echt alleen de manager die de dynamiek verstoort? Zijn het alleen die twee mensen die met elkaar continue in de clinch liggen? En wordt er op een teamdag dan eindelijk gezegd tegen die ene irritante collega dat hij moet stoppen?

Ja, een teamsessie legt de teamdynamiek bloot. En nee, het ligt nooit aan een enkeling. Sterker nog, stel dat je de rotte appel of hoe je het ook wilt noemen, uit het team haalt, dan wordt die ‘rol’ vanzelf weer opgevuld door iemand anders. Misschien niet net zo sterk, maar het systeem is erop gericht om alles in stand te houden zoals het was als er geen nieuwe inzichten komen.

In elke groep zitten allerlei rollen zoals we die kennen (leiders, volgers), maar rollen zijn ook emoties, meningen, gedachten, of zelfs fysieke symptomen. Let maar eens op tijdens een meeting hoeveel mensen hetzelfde zitten of gaan zitten. Rollen worden vaak onbewust doorgegeven in een groep en in stand gehouden. Ook als de groep verandert van mensen.

Het lijkt even opgelost als die ene collega een andere functie gaat doen. Een teamsessie lijkt dan niet meer nodig. Het tegendeel is vaak waar. Toen ik dit tijdens een teamdag uitlegde, gingen er ogen open en vielen er kwartjes. Teamleden zagen in dat het niet aan hen lag, maar aan het systeem. Ze konden er daardoor afstand van nemen, met een frisse blik naar kijken en er met elkaar over in gesprek.

Bespreek dus met elkaar hoe de dynamiek tot stand komt, welke behoefte het ’systeem’ heeft en hoe jullie dat nu met elkaar anders gaan doen. Samen maak je de dynamiek in het team weer gezond!

Feedback in teams. Waarom het zo moeilijk is...

De meest gestelde vraag van teammanagers is toch wel: ‘Hoe kunnen we elkaar meer feedback geven? Vaak volgt ook direct dat ‘niemand meer zin heeft in een feedbacktraining, omdat ze die al zoveel hebben gehad.’ Daar weet ik vaak wel raad mee!

Ik kan het mij namelijk voorstellen, want iedereen kent de regels wel zo’n beetje. Bij jezelf houden, concreet zijn, het effect aangeven en duidelijk met elkaar bespreken wat er anders kan. Easy peasy!

Was het maar zo makkelijk. We zien in teamdagen dat er vaak veel meer speelt waardoor feedback geven én ontvangen lastig is voor het team. Ik noem een paar dingen:

🔹 Weinig vertrouwen tussen de teamleden
🔹 Onzekerheid over hoe de ander gaat reageren
🔹 Lage afhankelijkheid tussen mensen, dus waarom zou je het zeggen?
🔹 Roddelen en het verder op laten lopen nemen de overhand
🔹 Verschillen in karakter en opvoeding
🔹 De ander niet willen kwetsen of de sfeer niet willen verpesten
🔹 Kwetsbaar opstellen is niet gebruikelijk binnen de organisatie

Daarom geef ik altijd als antwoord: ‘Laten we vooral met elkaar bespreken wáárom het moeilijk is voor elk teamlid, welke teamdynamiek in de weg zit en hoe je het makkelijker kan maken voor elkaar’. En daar komen dan de mooiste, eerlijkste teamgesprekken uit voort die wél leiden tot meer feedback.

Gedoe in teams. Hoe kom je eruit?

Gedoe in teams komt vaak voor door miscommunicatie doordat mensen getriggerd raken door hun eigen gedachten… hun zwerfkatten. Zwerfkatten?

Het is een mooie metafoor voor al die piekergedachten die goed bedoeld lijken, steeds maar weer terugkomen en veel aandacht vragen. Vinden ze mij wel aardig? Word ik niet buitengesloten? Doe ik het wel goed?

Als zwerfkatten gevoed worden, blijven ze terugkomen. Totdat je ze geen eten meer geeft en ze een deur verder gaan. Zo is het ook met piekergedachten. Ze komen en ze gaan. Jij kan bepalen of je er in het moment iets mee wilt.

Een paar tips om met hiermee om te gaan:

Voed de zwerfkatten niet

Ons brein wil graag aan het werk en uitpluizen hoe iets komt om het vervolgens op te lossen. Met gedachten over iets of iemand is dat net zo. Lekker met elkaar praten waarom de ander zo doet en dat hij dat vast doet om jou een hak te zetten en dat het best kan dat hij jou niet aardig vindt. Dat is echt de zwerfkat voeden. En die ander kan daar niet eens zelf wat aan doen. Stop dus met erover doordenken of praten en je er zorgen over maken. Hoe?

Weet hoe het werkt in je hoofd

Besef dat er ongeveer 50.000 gedachten per dag langs komen. Ze leiden tot jouw gevoelens; soms fijne en soms nare. De eerst stap is beseffen dat als je gedachten hebt die tot negatieve gevoelens leiden, je die beter even met rust kan laten. Je hoeft er niet dieper op in te gaan (het voeden van de zwerfkat) en het daarmee erger maken. Fijne gedachten en gevoelens gaan we ook niet actief wegwerken. Je mag erop vertrouwen dat de zwerfkat weer vanzelf een deur verder gaat.

Jouw piekergedachten zullen altijd weer opkomen over die collega die jou dit aandoet en het is aan jou om er in het moment wel of niet mee aan de haal te gaan. Tip: doe het niet ;0)

Ken elkaars zwerfkatten

Afgelopen week in een teamsessie zijn we daar kort ingedoken. Als je namelijk begrijpt dat als je de ander niet uitnodigt voor een bepaalde meeting en hij zich sneller dan anderen buitengesloten voelt, kan je er rekening mee houden. Je kan elkaar helpen door in gesprek te gaan, context te geven of elkaars ‘zwerfkat’ te benoemen als je het ziet gebeuren.

Piekergedachten alias Zwerfkatten helpen ons niet verder. Ze zullen wel elke keer weer langskomen. Hoe minder aandacht ze krijgen en hoe meer je er oké mee kan zijn dat ze opkomen, hoe sneller de kracht afneemt. Simpeler wordt het niet.

Deel je gevoel en voorkom een Fishplosion!

Onderstromen in teams kan je vergelijken met kleine visjes die zwemmen en die langzaam steeds meer gevoed worden. Ze groeien en groeien en voor je het weet zijn het haaien die in de onderstroom gedoe veroorzaken. Toch kwam er laatst een nog betere metafoor op tijdens een eerlijk teamgesprek: De Fishplosion.

Jezelf niet uitspreken terwijl je er last van hebt, kan je vergelijken met de kogelvis die zichzelf opblaast door water of lucht in te slikken. Het opblazen van de vis maakt de huid gevoeliger en verhoogt het risico op beschadiging, maar de stekels voorkomen dat. Dat beschermt henzelf, maar beschadigt anderen.

In het geval van mensen, zou je kunnen zeggen dat ze spanning, emoties of dat wat ze willen zeggen, steeds voor zich houden of er juist stekelig met anderen over gaan praten. De frustratie neemt toe, de ‘huid’ wordt gevoeliger en de vis zwelt op.

Hoe mooi is het als je voelt dat er een fishplosion aankomt en je tijdig wat lucht laat ontsnappen? Dat je, dat wat je voelt op een kalme manier kan vertellen? Of een simpele vraag kan stellen waardoor je beter begrijpt waarom de ander zich zo gedraagt. Mét elkaar in gesprek gaan maakt de ‘huid’ minder gevoelig en zorgt voor helder water.

Voorkom die Fishplosion en ga tijdig met elkaar in gesprek. Wij helpen je graag om die eerste stap op een fijne en veilige manier te zetten.

Een goede teamcoach durft!

Durven om het team in beweging te krijgen maakt het verschil of je een team traint of echt een team coacht. Onze week zat vol met teamcoaching en het was genieten!

Bij de check-in voel je vaak al de sfeer en vooral wat er niet gezegd wordt. Dat was letterlijk het geval bij dit team. Woorden als ‘afwachtend, ik zeg nog even niks en ik zie wel wat er gebeurt’ voerden de boventoon.
"Tja, het lijkt erop dat niemand wat gaat zeggen vandaag. Dan wordt het een stille dag" met een knipoog, was de eerste manier om dit te benoemen.

Daarna is het altijd laveren tussen mensen non-verbaal uitnodigen, de juiste oefeningen om iedereen aan het praten te krijgen, sturen met vragen of juist confronteren.

Alles in het moment en voelen wat er nodig is. Zowel de durf om het nog even te laten of het lef om het expliciet te benoemen, maken het verschil.
Het lukt ons om dan zo’n sfeer te creëren dat iedereen zich durft uit te spreken, waardoor je alle meningen en inzichten op tafel krijgt. Het mooie is dat er dan vaak een totaal ander beeld ontstaat dan dat iedereen dacht.

Een teamlid sprak zich uit en zei: “Ik dacht altijd dat het 9 tegen 1 was, maar nu blijkt het 2 tegen 1 te zijn en dat voelt al heel anders”.  De meerderheid van het team had het gevoel dat ze partij moesten kiezen en bleef daarom zwijgen, waardoor ze eigenlijk instemde. Een patroon was ontstaan.

Hoe mooi is dan het inzicht van het team dat ze afscheid kunnen nemen van het gevoel dat je 'jezelf niet mag zijn', het uitspelen van elkaar of het continue 'doen alsof’.

Wij zijn op ons best als we de ruimte krijgen echt te teamcoachen. Hoe we dat doen? Niet door programma’s die bol staan van modellen, oefeningen of teamspellen, maar door de teamenergie te voelen en mensen te bewegen om het echte gesprek aan te gaan en dat weer praktisch te maken voor op het werk. Echt genieten om dan weer de verbinding te zien die in het team is ontstaan!

Hoe confronterend kan en wil je zijn?

Laatst zeiden vriendinnen tegen mij: ‘En soms ben je ook het engst, want het eerlijkst’
“Okeeej, leuk eng of spannend eng?”, vroeg ik nog. ‘Nee, Je bent juist op je leukst als je scherp bent en precies dat pijnpunt benoemt. Edgy eng noemde ze het!

Het is een mooi thema bij het coachen van teams. Hoever ga je in het direct uitspreken of confronteren als leidinggevende of teamcoach van wat je in een team ziet gebeuren?

In een evaluatie met een klant kwam het deze week ook naar voren. De verwachting van één van de managers was dat sommige mensen in het team nog meer door mij geconfronteerd hadden kunnen worden. Tijdens de check-in had ik toch al best wat patronen benoemd die herkend werden door de groep en waar ze wat mee wilden doen. Had ik nog confronterender moeten zijn?

Er zijn een aantal belangrijke dingen om rekening mee te houden om te bepalen hoe confronterend je kan en wil zijn:

• Wat is je eigen voorkeurstijl en die van de mensen in het team? Je kan het zelf wel lekker vinden als het schuurt, maar als je teamleden niet van conflicten houden, is het de vraag of dat tot het beste resultaat leidt.

• Wat kan het team op dat moment in het proces aan? Sommige dingen hebben ook even tijd of reflectie nodig om helder te worden.

• Wil een team zelf leren om zaken eerlijker te benoemen? Als je dit als manager of teamcoach steeds doet, dan ontneem je het team ook de kans om dit zelf te leren.

Als manager is het dus goed om bewuste keuzes te maken. Waar kan ik duwtjes geven, wanneer kan ik mensen zelf iets laten ervaren en wanneer moet je zelf iets direct benoemen.

Ik ben er wel eens vol in gegaan. Dat leverde toch een partij weerstand op. Probeer niet te veel te forceren. Daar is nog nooit een team beter van geworden.

Met humor benoemen en het team daarna ruimte geven om erop te reflecteren werkt vaak beter. Ook al moet je dan zelf even tot 10 tellen. Voor sommige teams is dat namelijk al best 'edgy eng'.

Grensoverschrijdend of goede grap?

Het ongemak druipt van de televisie… wat gebeurt hier? Grensoverschrijdend of een goede grap? 

De non-verbale reacties van de gasten aan tafel spreken boekdelen. Micro expressies van walging, ingehouden samengetrokken lippen en gezichten die verraden dat er wordt gedacht: ‘ik moet wel neutraal blijven kijken’. 

Het lied ‘Ouwe lullen moeten weg’, ooit van Van Kooten en de Bie, wordt bij Khalid & Sophie (fragment bekijken) gebruikt om politici die weg zijn gegaan op de hak te nemen. Aan het einde probeert Sophie Hildebrand het nog te redden met ‘Maar het zijn wel onze ouwe lullen, hoor’. En na de afsluiter knijpt Mart Smeets er nog net een geintje met een seintje uit: ‘Deze ouwe lul gaat weg’.

Ik voer veel gesprekken met teams en organisatie over grensoverschrijdend gedrag. Elke keer weer blijkt het ontzettend moeilijk om iets te zeggen van gedrag dat je stom of ongepast vindt. De ene keer doordat je in een groep zit die schaapachtig meelacht of door de setting. Vaak ook door hiërarchie of doordat je het gevoel hebt dat het tegen je kan worden gebruikt.

Dat laatste was hier vast ook het geval, want ja, als je politiek leider bent en je zegt hier wat van, dan weet je zeker dat er de volgende dag op social media staat dat je ‘niet eens tegen een grapje kan’.  

Dit fragment geeft maar weer eens aan hoe moeilijk het is om grensoverschrijdend gedrag te stoppen. Er zijn nog steeds zóveel redenen om te zwijgen. Ik hoop van harte dat er tijdens de evaluatie en napraat van dit programma eerlijke gesprekken zijn gevoerd over wat dit met iedereen deed en wat het effect zou kunnen zijn op anderen. 

In alle gesprekken die wij voeren met teams gaat het daar steeds weer om. Blijf je bewust van het effect op anderen en praat er met elkaar over. Ik garandeer je dat er dan echt genoeg grappen overblijven, waardoor je de hele dag kan lachen. Zonder elkaar te kwetsen.   

Bekijk het fragment hier

Zo maak je samenwerken makkelijker en leuker!

Samenwerken? Alleen is eigenlijk veel makkelijker. Alleen hoef je met niemand rekening te houden, alleen gaat het sneller, alleen krijg je geen ellenlange discussies of ruzies. Maar alleen heb je ook maar alleen je eigen kijk erop, alleen….kom je er soms niet uit, alleen…wordt je niet geïnspireerd en alleen….verbeter je niet. Maar hoe maak je samenwerken makkelijker én leuker? Ik geef je alvast vier tips om mee aan de slag te gaan.

Tip 1: Haak anderen in de eerste fase al aan

Samen sparren over de beste route is leuker dan achteraf suggesties krijgen op iets dat je gemaakt hebt. Dan voelt het als kritiek. Samen betrokken en verantwoordelijk zijn, voelt als een winning team!

Tip 2: Ken je eigen issues en benoem ze

Niets is fijner als iemand zichzelf al feedback geeft. Dan kan je het er gewoon over hebben en wordt het niet zo groot. Vraag dus ook om feedback op een voor jou specifiek onderwerp. Dan sta je er meer voor open.

Tip 3: Spreek je tijdig uit

Gaat iets niet helemaal zoals je verwacht had? Twijfel je aan de ander? Spreek het tijdig uit. Dan is het nog een onderzoekende vraag (hoe zit dat bij jou?) en hoef je er ook niet een zwaar feedbackgesprek van te maken.

Tip 4: Verdiep je in de ander

Waar komt gedrag waar je je aan irriteert vandaan? Heeft diegene dat vroeger zo geleerd of wordt je collega door iets getriggerd? Een gesprek over hoe de ander in elkaar zit of is opgegroeid, geeft vaak inzichten en maakt dat je meer begrip kan hebben.

Teamdag borgen? Zo doe je dat!

En dan heb je een fantastische teamdag gehad op een zinnenprikkelende locatie. Iedereen is geïnspireerd en gemotiveerd om alle afspraken in de praktijk te brengen. Maar wat als dat er toch niet van komt in de hectiek van alledag?

Ik vind borging van wat je leert erg belangrijk en heb hieronder verzameld wat je met je team zou kunnen doen om de afspraken ook na een teamdag levend te houden.

Zet het niet in de kast

…maar juist óp de agenda. Het voelt soms als geforceerd en daarom ben ik ervoor om die momenten te gebruiken die je toch al als team hebt. Gebruik de eerste 5 minuten van een weekly of kom er in je dagstart wat meer persoonlijk op terug. Gedragsverandering kost tijd. Als je een marathon wilt lopen, stop je ook niet na 1 training.

Stel de juiste vraag

Makkelijker gezegd, dan gedaan. De tip is om je vragen niet te groot te maken.
‘Hoe gaat het nu?’ levert vaak te weinig specifieke gedachten of gevoelens op om echt goed te weten wat er speelt. Kleine vraag dus!

Bijvoorbeeld:

• In welke situatie vond je het pittig om je aan de afspraken te houden? 

• Hoe makkelijk (1-10) kon je jezelf uitspreken in de afgelopen meeting?

Kleine vragen zijn overigens niet persé makkelijker te beantwoorden. Ze leveren wel veel meer op. Wil je meer inspiratie voor je check in? Kijk dan even op mijn eerdere blog over check in vragen.

Kies een mini-werkvorm

Meetings doen we vaak de hele tijd ‘en groupe’. Niet iedereen antwoordt even snel op een open vraag en je wilt wel iedereen horen over dit onderwerp. Juist in meetings is een mini-werkvorm dus handig om te doen. Het kan bij bijna ieder onderwerp op de onderstaande manier.

• Bespreek in tweetallen voor en deel jullie inzicht.

• Gebruik stellingen en laat het team handen opsteken. 

• Geef elkaar willekeurig de beurt door. 

• Schrijf eerst wat op en deel het dan met elkaar.

Simpele werkvormen die 5 minuten kosten en vaak meer info opleveren dan de centrale vraag. Leuk om uit te proberen!

Kan die grap nog wel? Hoe veilig is jouw team?

Een grap ten koste van een ander moet kunnen.

Toch? Als die ander het ook leuk vindt….En als diegene zelf altijd als eerste al de grap maakt over zijn eigen onvolkomenheden of zelfs over zijn geaardheid, dan kan het toch helemaal? Of toch niet?

De vraag is natuurlijk; waarom voelt iemand de neiging om die grap over zichzelf te maken. Ik heb in de teamsessies over sociale veiligheid mensen horen zeggen dat ze dat doen om collega’s voor te zijn, want het is te vaak snel het enige onderwerp van een grap en deepdown pijnlijk .

En dus kan een grap ten koste van een ander op je werk niet!

Vaak als je de situatie omdraait als het gaat over man-vrouw, geaardheid, huidskleur of anderszins, begrijp je direct waarom het niet kan. In de avondshow van Arjen Lubach werd dit heerlijk (pijnlijk) duidelijk in het onderdeel over de nieuwe lijst van de VVD met veel vrouwen in de top 10. Alles wat ze normaal over vrouwen zeggen, draaiden ze om 'En hoe gaat hij dat dan doen met 2 kinderen?' (Bekijk het fragment vanaf 8.41)

Wil je met jouw team of organisatie eens praten over hoe dat voor iedereen persoonlijk is of voelt? Deze stellingen zijn een mooi begin om te onderzoeken hoe jouw team erover denkt.

• Ik kan mijzelf niet meer zijn als er gedragsregels komen over grappen.

• Ik durf het te zeggen tegen mijn collega’s als ik hun grap niet leuk vind.

• Soms is het wel heel gevoelig. Je mag helemaal niets meer zeggen.

Zorg dat je iedereen de ruimte geeft en goed doorvraagt naar wat erachter zit. Je krijgt dan open gesprekken waardoor je de veiligheid in jouw team kan vergroten.

De Team Company heeft veel ervaring in het bespreekbaar maken van onveilige situaties op de werkvloer. Lees hier hoe wij kunnen helpen om de psychologische veiligheid in een team te verbeteren of neem contact met ons op als je wil sparren over jouw team

Wat hebben wespen en collega's gemeen?

Het wordt zomer en helaas komen 𝗱𝗲 𝘄𝗲𝘀𝗽𝗲𝗻 𝗲𝗿 dan ook weer aan! Dat wordt weer gillen, wapperen en gefrustreerd weglopen van tafel of toch vermijden en binnen gaan eten. Wat een gedoe die beesten! Je kan er uren over klagen. Toch is er ook iets boeiends… 

𝗩𝗼𝗿𝗶𝗴 𝗷𝗮𝗮𝗿 𝘇𝗼𝗺𝗲𝗿 𝗵𝗲𝗯𝗯𝗲𝗻 𝘄𝗲 𝗮𝗹𝘀 𝗴𝗲𝘇𝗶𝗻 𝗱𝗲 𝘄𝗲𝘀𝗽 𝗲𝗲𝗻𝘀 𝗿𝘂𝘀𝘁𝗶𝗴 𝗯𝗲𝘀𝘁𝘂𝗱𝗲𝗲𝗿𝗱. Soms vliegen ze gestrest, maar soms ook rustig. Soms zijn ze opeens weer weg. Het bleek dat als je ze even laat eten, ze rustiger worden en uiteindelijk wegvliegen naar hun nest om daar alles af te leveren.  We leerden de wesp echt kennen en begrijpen en iedereen werd een stuk rustiger. We konden zelfs met zijn allen prima door eten. 

𝗦𝗼𝗺𝘀 𝘇𝗶𝗲𝗻 𝘄𝗲 𝗯𝗲𝗽𝗮𝗮𝗹𝗱𝗲 𝗰𝗼𝗹𝗹𝗲𝗴𝗮’𝘀 𝗼𝗼𝗸 𝗮𝗹𝘀 𝘄𝗲𝘀𝗽𝗲𝗻. Irritant of onbegrijpelijk. We gaan er liever bij weg of slaan terug. En praten er vooral over met anderen en krijgen vaak nog gehoor ook, want iedereen vindt het gedrag vervelend. 

𝗠𝗮𝗮𝗿 𝘄𝗮𝘁 𝗻𝗼𝘂 𝗮𝗹𝘀 𝗷𝗲 𝗷𝗲 𝗰𝗼𝗹𝗹𝗲𝗴𝗮’𝘀 𝗲𝗰𝗵𝘁 𝗮𝗻𝗱𝗲𝗿𝘀 𝗹𝗲𝗲𝗿𝘁 𝗸𝗲𝗻𝗻𝗲𝗻? En begrijpt waarom diegene soms zo fel reageert of juist zo pietje precies doet. Als je weet waar het vandaan komt, heb je zelf meer keuze in hoe je reageert. Altijd beter dan primair reageren.  

Wil je graag je collega’s op een andere persoonlijke manier leren begrijpen? Bekijk dan ter inspiratie eens onze ‘ken jezelf en je team’ teamsessie.

Jouw team is net een buurt!

Bewoners in de grote stad lijken steeds meer náást in plaats van mét elkaar te leven. De buurtcohesie vermindert en daarmee ook de woontevredenheid. Marc Kruyswijk schreef er in het Parool een interessant artikel over en ik kan mooie vergelijkingen trekken voor teams en kantoren.

 Juist buurten vormen in grote mate het sociale cement. Hetzelfde geldt voor kantoren. Heerlijk natuurlijk om thuis te werken, maar het wordt er vaak niet makkelijker op om contact te maken. Het gevolg kan zijn dat collega’s zich steeds meer terugtrekken in hun eigen kleine cirkel. Ze benaderen vooral hun eigen team of zelfs alleen die collega’s met wie ze het heel goed kunnen vinden. Het automatisme om collega’s van andere afdelingen bij de koffiemachine te ontmoeten en inspiratie op te doen of een tegengeluid te horen, is er niet meer.

 Zoals aardplaten langs elkaar heen schuiven, zo kunnen groepen bewoners in een buurt ook los van elkaar gaan bewegen. Sociale tektoniek heet dit. Ze hebben eigen ontmoetingsplaatsen en ze komen elkaar veel minder tegen. Het gevaar is dat aardplaten soms ook langs elkaar gaan schuren met als gevolg een aardbeving. In buurten of teams kunnen dan conflicten ontstaan.

Onderzoekers pleiten voor lichte, spontane en herhaalde vormen van contact. Mijn advies voor elk team is om regelmatig een fysieke lunch in de agenda te zetten, structurele teamdagen te plannen of de weekstart een persoonlijk tintje te geven. En natuurlijk toch die wandelingetjes naar de koffiemachine te doen! 

Meer feedback bij hierarchie?

Als teamleden hiërarchie voelen, dan krijg je het niet zomaar voor elkaar om teamleden elkaar meer feedback te laten geven. Denk aan artsen en verpleegkundigen, rechters en griffiers, managers en medewerkers, maar ook nieuwe teamleden en oudgedienden.

 Ik doe een aantal grotere teamtrajecten, waarbij dit een belangrijk onderdeel is van het verbeteren van de samenwerking. Ik vind het leuk om enkele tips met jullie te delen.

Ben jij diegene die ‘hoger in rang’ is, dan heb ik het volgende advies voor je om te bouwen aan een open feedback-cultuur

𝗧𝗶𝗽 𝟭
Zorg dat je zelf om feedback vraagt. De vraag ‘heb je nog feedback voor mij?’ en komt meer confronterend over en zal sneller sociaal wenselijk beantwoord worden. Als je samen hebt gewerkt, stel dan de vraag: Hoe vond je het gaan? En wat kan ik nog verbeteren?

𝗧𝗶𝗽 𝟮
Spreek van tevoren af hoe je samen gaat werken en spreek allebei jullie behoefte uit. Bijvoorbeeld in de raadkamer van een zitting: Vind je het fijn als ik als rechter dicteer of wil je juist ruimte om het zelf beschrijven?

Door van tevoren aan te geven wat je verwacht, kan de ander erop anticiperen en is het makkelijker om feedback geven als het toch anders gaat.

 𝗧𝗶𝗽 𝟯
Geef jezelf feedback! Door zelf te zeggen wat er misschien minder goed ging, kan de ander daarbij aanhaken. In ieder geval ontstaat er ruimte door de kwetsbaarheid die je zelf laat zien.

Help mee om van een kritische organisatie naar een 𝗹𝗲𝗿𝗲𝗻𝗱𝗲 𝗼𝗿𝗴𝗮𝗻𝗶𝘀𝗮𝘁𝗶𝗲 te bewegen!

Samenwerking tussen teams

Samenwerking tússen teams is minstens zo belangrijk om je doelen te bereiken. Marketing heeft E-commerce nodig en de business HR en Finance. En andersom!

Als het minder soepel loopt, zijn de aandachtspunten vaak voor beide kanten hetzelfde; onvoldoende begrip van elkaars uitdagingen, elkaar niet goed kennen of misverstanden in communicatie door fysieke of mentale afstand. Ervaar jij dit ook in jouw werk? Maak een goede start met deze tips.

1) Stel bestaande structuren ter discussie

Waarom zitten jullie teams niet (af en toe) door elkaar heen? Waarom hebben jullie aparte weekstarts of geen periodiek gezamenlijk teamoverleg? Vaak gevoelige onderwerpen, maar als plezier en prestaties beter worden, vraagt iedereen zich snel af waarom jullie dit niet eerder hebben gedaan.

2) Bevraag elkaar op jullie uitdagingen en doelen

Niet alleen met de managers, maar juist met álle mensen in beide teams. Je zult zien hoeveel energie er daarbij vrijkomt

3) Bepaal samen één project om samen succesvol te zijn

Niet direct te uitdagend of langdurend. Het gaat erom dat jullie teams leren samenwerken en succes kunnen ervaren. Het is vaak zo’n eerste vonkje dat zorgt voor vuurwerk in de toekomst!

4) Leer elkaar beter kennen tijdens een samenwerkingsdag

Bespreek moeilijke of juist hele succesvolle voorbeelden in jullie samenwerking. En ga na afloop ook met elkaar iets anders-dan-anders doen.

Mijn ervaring is dat teams die dit goed doen, krijgen echt een boost!

Begin de dag samen!

Virtueel werken en thuiswerken is helemaal normaal geworden en brengt veel voordelen mee. Maar deze nieuwe manier van werken heeft ook veel impact op een teamdynamiek. Een effectieve dagstart of weekstart kan dan het gevoel van verbinding versterken, de communicatie stroomlijnen of de teamleden motiveren om samen nieuwe dingen op te pakken. Daarnaast helpen dag- of weekstarts om de fysieke afstand te verkleinen, zodat je elkaar (online) niet kwijtraakt. Begin daarom de dag (of week) samen!

Maar wat is nodig voor een effectieve start van de dag of week? Hoe kan je een dagstart dynamisch en vernieuwend houden? En hoe kan je ook virtueel de dag effectief met elkaar starten? We delen graag onze eigen ervaringen en tips voor interessante weekstarts die van andere teams hebben gekregen

Waardevolle week- of dagstarts

Uit onderzoek blijkt dat voor effectieve dag- of weekstarts een hoog niveau van onderling vertrouwen, duidelijke communicatie, sterk leiderschap en een hoog niveau van technologie belangrijk zijn. Een effectieve en waardevolle dag- of weekstart begint dus voor een groot deel bij de sterke basis die jullie als team al hebben opgebouwd. Is jullie basis al sterk genoeg? Of moeten jullie hier eerst in investeren? Doe onze gratis teamtest eens om dit uit te vinden en vraag ook de andere leden van het team om dit te doen. Het kost maar 5 minuten en geeft een goede eerste indicatie.

Vind het juiste moment

Een dag- of weekstart moet natuurlijk passen bij jullie team. Het doel is meer onderlinge verbinding en een betere dynamiek. Dit hoeft natuurlijk niet altijd een start van een dag of week te zijn. Veel teams kiezen echter wel voor een weekstart op maandag. Iedereen begint fris aan de week en er is vast wat te bespreken over de week ervoor of het weekend (ook belangrijk!) Dus een mooi moment om elkaar dan direct online op te zoeken. Wellicht zijn er op andere dagen ook natuurlijke momenten om de dag te starten met een goede check in. Bijvoorbeeld voorafgaand een vaste meeting of juist kort telefonisch als alle teamleden s’ochtends onderweg zijn. Maar denk ook eens aan een check out aan het einde van de dag of week om even vanuit persoonlijk perspectief terug te blikken. Combineer dit eventueel eens met een meer een retrospectieve werkvorm om te identificeren wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden.

Zorg voor duidelijkheid en structuur

Een weekstart is niet hetzelfde als een praatje bij de koffieautomaat. Er is ruimte voor emoties of persoonlijke uitdagingen, maar de communicatie moet wel helder en effectief blijven. Zo voelt iedereen ruimte om bij te dragen en worden onderwerpen ook niet langdradig besproken door een kleine groep. Vooral bij digitale of hybride weekstarts is structuur en een heldere gespreksleider essentieel om te voorkomen dat een deel van de groep afhaakt. De leidinggevende of een andere deelnemer zorgt daarom voor een vaste agenda en tijdschema, zodat iedereen weet wat ze kunnen verwachten. De facilitator moedigt het team aan om actief deel te nemen en stelt actief open vragen om de betrokkenheid te vergroten. Om ook voor wat afwisseling en nieuwe ideeën te zorgen kan de gespreksleider uiteraard na een paar weken wisselen. Ook het veranderen van fysieke locatie of gebruik van nieuwe visuele hulpmiddelen (whiteboard, digiboards of andere digitale omgevingen) kan de dag- of weekstart interessant en dynamisch houden.

CHECK IN VOOR MEER PERSOONLIJK CONTACT

Een check in (of check out) is een belangrijk, en meestal een vast, onderdeel van een weekstart. Een check in helpt om meer persoonlijk met elkaar in contact te komen. En dan niet alleen over werk, maar ook over jullie persoonlijk. Heeft iemand het privé even lastig of kijkt iemand enorm uit naar zijn of haar huwelijk volgende week? Door ook dit soort zaken ook te delen ontstaat meer verbinding onderling en begrip voor elkaar. De Team Company werkt veel met de Deep Democracy methoden. De Check in is altijd onderdeel van onze teamdagen en geeft de teamleden altijd zoveel informatie over elkaar en de thema’s die in de groep leven.

Met de onderstaande tips voor een goede team check-in zorg je voor leukere dag- en weekstarts en meer verbinding binnen je team.

• Zorg dat het doel van de check in helder is (en blijft). Bijvoorbeeld om als team te landen en te verbinden.

• Geef heldere instructies over de vorm en de spelregels (bijvoorbeeld iedereen houdt het bondig of wat jullie doen met actiepunten of verdiepende vragen).

• Stel maximaal 2 “ronde vragen”. “Ronde vragen” sluiten aan bij zowel emoties als verstand. Bijv. Hoe voel je je bij de recente ontwikkelingen? Wat heb je vandaag nodig om goed thuis te kunnen werken?

• Start zelf met de checkin zodat je het goede voorbeeld kan geven. Wees daarin tijdsbewust en maak het zo eerlijk en persoonlijk mogelijk.

• Tot 5 deelnemers kan iedereen ‘popcorn style’ reageren om de snelheid erin te houden en zodat er geen stiltes vallen. Bij een groter aantal deelnemers in de call, kan je beter steeds iemand uitnodigen om zijn of haar antwoorden te delen.

• Vat aan het einde van de check in kort samen wat er gezegd is en vraag of mensen nog aanvullingen hierop hebben.

• Heb je een groot team? Deel het dan op in subteams (5-7 mensen) die met elkaar kunnen starten, zodat je elkaar online niet kwijtraakt. Deel wel vanuit elk subteam de samenvatting, zodat je allemaal blijft aangehaakt bij wat er speelt. Bijvoorbeeld via een app-groep.

Hoe blijft de Check in fris en relevant?

Als je elke dag een check in wilt doen, is het belangrijk om de vragen fris te houden. We hebben er een paar voor je op een rijtje gezet die wij vaak gebruiken. Maak ze nog specifieker door ze aan te vullen met jullie teamthema.

• Welke zorgen heb je (over…) en hoe kan het team je hierbij helpen?

• Waar ben je mee bezig en wat moet het team daarover weten?

• Welke vraag houd je op dit moment bezig?

• Waarin ben je trots op jezelf over de afgelopen periode?

• Wat was het eerste waar je aan dacht toen je vanochtend opstond?

• Waar verheug je je op vandaag?

• Waar werd je gisteren blij van?

• Waar zag je afgelopen week tegenop en heb je toch gedaan?

• Wat wil je vandaag (of deze week) in ieder geval bereikt hebben?

• Wat zou je ons als team deze week gunnen?

• Aan welke tip heb je deze week wat gehad?

• Welk inzicht heeft je de afgelopen periode geholpen?

• Wat zou vandaag geweldig maken?

• Van welke gedachte ga je afscheid nemen vandaag

• Wat wil je vandaag (of deze week) leren?

• Spelen er zaken waardoor je niet helemaal mentaal aanwezig kan zijn?

• Als je niet hier zou zijn, waar zou je dan nu zijn?

• Wat is het grappigste / vreemdste / vervelendste dat je vorige week hebt meegemaakt?

(bekijk hier een aantal check in vragen in het Engels)

Meer TEAMtips?

Lees ook onze andere blogs met tips voor betere samenwerking en eenvoudige teamoefeningen die aansluiten bij onze visie. Heb je hulp nodig de verbinding in je team te verbeteren en meer uit jullie weekstart of check in te halen? Neem dan gerust contact met ons op om te sparren over jouw team!

Het grote openkaartspel

HET GROTE OPENKAARTSPEL

Wil je persoonlijk blijven verdiepen met je team en elkaar steeds beter leren kennen op een makkelijker manier na de teamdag?

Doe je regelmatig check-ins of een weekstart met je team en wil je die meer persoonlijk insteken? 

Of wil je nieuwe impulsen aan de gesprekken met je team blijven geven? Dan is Het Grote Openkaartspel iets voor jullie.

DE KAARTENSET

Met Het Grote Openkaartspel kunnen teams op een speelse en toegankelijke manier elkaar steeds beter leren kennen. Tegelijkertijd geven de vragen en illustraties ruimte om meer de diepte in te gaan. Zet het in tijdens meetings, teamdagen of leg ze gewoon op tafel bij een teamborrel voor net een ander gesprek.

Met dit spel kan je 3x open kaart spelen:

• 17 vragenkaarten om jullie check-ins of dagstarts meer verdieping te geven.

• 17 vragenkaarten om elkaar op een andere en meer persoonlijke manier te leren kennen.

• 34 illustratiekaarten om meer beeld bij een gevoel, de samenwerking of een check-in vraag te geven.

Het kaartspel is geschikt voor teams tot 15 personen.

Het spel kost €49,95 inclusief Btw.

Ja ik wil bestellen!

klik hier

Noem het beestje bij de naam

“Zeg maar gewoon om wie het gaat”, zeg ik regelmatig.

Iedereen kijkt namelijk op zijn eigen manier naar situaties.
Als de ander dan dingen niet concreet benoemt, vullen we zelf in hoe het zit. Ook ik. Het is dus erg belangrijk om te weten over wie of wat het gaat om het neutraal en van een afstand te kunnen blijven bekijken.

Tijdens een teamdag afgelopen week, beschreef iemand een delicate situatie, maar zonder te zeggen om welke twee mensen het ging. Vanuit de intentie om niemand te kwetsen. Iedereen dacht te weten wie deze twee mensen waren, maar toch hadden sommigen een ander tweetal in hun hoofd. Verwarring alom en verkeerde aannames groeide. Het kostte een hoop gesprekstijd, omdat iedereen zijn beeld aan moest passen en veel vragen had.

Vraag dus gewoon: ‘Gaat het over iemand in deze ruimte? Over wie hebben we het nu precies?’. Vergeet vooral ook niet aan alle betrokkenen te vragen hoe zij zelf tegen de situatie aankijken.

Ruis wegnemen doe je dus door het ‘beestje bij zijn naam te noemen’. Uiteindelijk is dat minder kwetsend voor alle partijen en een stuk minder gedoe.

Geen ruis meer, maar helderheid en van alle kanten belicht. Dan krijg je eerlijke teamgesprekken!